Правила учета хранения архивных документов

Если в юридическом лице образуются виды документов, пользующиеся постоянным оперативным спросом и подлежащие архивному хранению, а их объемы велики например, первичная банковская документация , то целесообразно создать для них отдельное хранилище с упрощенным учетом документов например, не описям, а по журнальной форме, где записан лишь самый необходимый для поиска минимум данных. Для организаций, относящихся ко второй категории, установлены следующие сроки хранения документов: а бухгалтерские отчеты и балансы организаций: — сводные годовые — 10 лет; — годовые — 10 лет; — квартальные — 3 года; б передаточные, разделительные, ликвидационные балансы — 10 лет; в лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет; г учетные регистры главная книга, журналы-ордера и др. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям: изолированность; пожарная безопасность; возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств; соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима. Зачастую частные фирмы не готовы к выполнению даже минимального набора требований, поскольку считают это невыполнимым в рамках небольшой компании. При этом всю ответственность за организацию такого хранения, равно как и за сохранность самих документов, отвечать будут непосредственно сами бизнесмены. Правила учета и хранения. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам. В большинстве субъектов РФ действуют положения и законы, которые наделяют соответствующие органы управления архивным делом как правило, ведомственные архивы полномочиями в области применения к организациям мер административной ответственности. Во-вторых, перекрытия стандартного офисного здания по своей мощности не рассчитаны на монтаж на верхних этажах достаточно тяжелых металлических архивных стеллажей с архивными коробами.

Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Например, ни в коем случае нельзя располагать архивохранилище в сыром теплом подвале, где проходят магистральные трубопроводы или канализация, несмотря на то что по метражу это помещение вроде бы, по мнению руководителя хозяйственного отдела, подходило бы для размещения архива. Отмечено, что до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту, для организации хранения материалов, в т. Ко второй категории относятся организации, чьи документы составляют негосударственную часть Архивного фонда РФ. В большинстве случаев там же находится и место для архива. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи. Порядок уничтожения документов Для организации работы по уничтожению документов в организациях создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения. Хранение электронных документов в архиве Непростым вопросом является обеспечение условий хранения электронных документов, образовавшихся в деятельности юридического лица.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям: изолированность; пожарная безопасность; возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств; соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима. Так, закон Тюменской области предусматривает наложение штрафных санкций в размере до 50 МРОТ. Так, указано, что если ИП, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухучет в соответствии со специальным законом, то они сами организуют хранение документов. Также следует руководствоваться правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах гос. Положение об архивном фонде Курской области предусматривает наложение штрафных санкций на граждан — до 10 МРОТ;на должностных лиц — до 20 МРОТ. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ. В силу НК РФ плательщики обязаны в течение 4 лет хранить данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Научно-техническая документация передается в архив организации на тех носителях, на которых она разработана бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька. Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы. Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом.

Архивный фонд состоит из двух частей: — государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций; — негосударственной части, где хранятся документы негосударственных организаций корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и т. Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве. Температура архивохранилищ: для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха — 50%; для документов на пленочных носителях черно-белых температура не должна превышать 15 градусов, влажность — 40%; для цветных документов — 5 градусов, влажность — 40%; для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность — не более 40%. Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ, является Федеральная архивная служба России Росархив. Однако документы должны быть переданы правопреемнику по передаточному акту или по желанию организации сданы в архив. Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований: — расстояние между рядами стеллажей главный проход — 120 см; — расстояние проход между стеллажами — 75 см; — расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см; — расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа обход — 45 см; — расстояние между полом и нижней полкой стеллажа шкафа — не менее 15 см. К первой относятся организации, документы которых поступают в государственную часть Архивного фонда РФ.

Также смотрите:

Комментарии:
  • Екатерина Реджепова

    10.12.2015

    Например, архивы организаций технической инвентаризации жилого и нежилого фонда, где текущий архив, является информационным продуктом его деятельности. Во-первых, с точки зрения противопожарной безопасности, эвакуация документов архива с верхних этажей здания невозможна.